Grist #2 : Formulaire, gestion des droits

Comment récupérer des données de la part d’utilisateurs ?
Comment gérer les droits des utilisateurs de manière fine ?

Publié le 12/12/2025 | Modifié le 16/01/2026

Pour vous permettre d’apprendre à votre rythme, ce tutoriel est proposé sous deux formats complémentaires. Chacun a ses avantages : la vidéo vous guide pas à pas dans la dynamique, tandis que le texte illustré vous permet de progresser à votre rythme et de revenir facilement sur les points importants.

N’hésitez pas à les consulter conjointement pour une meilleure compréhension !

Création du formulaire

Étape 1 : Définir les données du formulaire

Avant de créer votre formulaire, vous devez déterminer quelles informations vous souhaitez collecter et quel type de données elles représentent.

Dans cet exemple, nous créons un formulaire d’inscription destiné aux enseignants. Voici les données que nous allons récupérer :

Donnée	Type
Nom	Texte
Prénom	Texte
Mail	Texte
Nombre d’invités	Entier
Ordinateur portable	Booléen
UAI	Référence

Étape 2 : Importer le fichier de l’annuaire de l’éducation

La colonne UAI sera une référence vers un annuaire de l’établissement scolaire. Cela vous permettra de récupérer automatiquement les informations correspondantes.

Qu’est-ce que l’UAI ?¹

Pour importer les données des établissements scolaires :

Téléchargez le fichier contenant l’annuaire de l’éducation sur data.gouv.fr²
Importez ce fichier dans une nouvelle table Grist
Vous pouvez supprimer cette table des pages visibles, mais garder les données. La table sera alors visible dans la page des données brutes.

Étape 3 : Créer la référence entre les tables

Maintenant, transformez la colonne UAI en référence qui pointe vers la table de l’annuaire :

Changez le type de la colonne UAI en référence
Configurez cette référence pour pointer vers la colonne UAI de la table de l’annuaire importée

Comme expliqué dans le tutoriel précédent sur les références, vous pourrez alors récupérer automatiquement les informations de l’établissement correspondant. Le symbole « = » devant les cellules indique que la valeur est calculée et mise à jour automatiquement.

Résultat : quand une personne remplira votre formulaire et indiquera le code UAI de son établissement, tous les détails correspondants (nom, adresse, coordonnées, etc.) seront récupérés automatiquement !

Création du formulaire

Étape 4 : Créer le formulaire

Une fois votre table prête, vous pouvez créer le formulaire.

Créer une nouvelle vue formulaire

Cliquez sur « Nouveau » en haut de l’interface
Choisissez « Nouvelle page » ou « Nouvelle vue » (selon votre préférence)
Sélectionnez Formulaire comme type de vue
Indiquez la table Inscription (celle que vous venez de créer)

Personnaliser les champs du formulaire

Utilisez le panneau latéral droit pour paramétrer vos champs :

Sélectionnez chaque champ de saisie
Cochez l’option obligatoire pour les informations essentielles

Chaque fois qu’une personne valide une saisie via le formulaire, une nouvelle ligne est ajoutée à votre table. C’est aussi simple que cela !

Bonus

: Si vous ajoutez une nouvelle colonne à votre table par la suite, vous pourrez l’intégrer au formulaire. Les futures saisies prendront automatiquement en compte cette nouvelle colonne.

Publier et partager votre formulaire

Votre formulaire est prêt ? Publiez-le !

Cliquez sur le bouton « Publier » en bas à droite du formulaire
Un bouton « Partage » apparaît alors et vous fournit le lien unique vers votre formulaire
Les utilisateurs n’ont besoin que de ce lien pour accéder au formulaire, sans avoir besoin d’un compte Grist

Note : Vous pouvez dé-publier un formulaire à tout moment si vous souhaitez l’arrêter.

Gestion des droits : accès ligne par ligne

Grist offre une gestion très fine des droits d’accès. Vous pouvez contrôler ce que chaque utilisateur voit et peut modifier en fonction de différents critères : par table, par ligne, par colonne, etc.

Ce tutoriel vous montre comment créer un accès individualisé : chaque utilisateur éditeur ne pourra voir et modifier que les lignes qu’il a lui-même créées. C’est idéal pour des projets collaboratifs où chacun gère sa partie !

Étape 1 : Ajouter une colonne de propriété

Commencez par créer une nouvelle colonne qui identifiera le « propriétaire » de chaque ligne.

Ajoutez une colonne nommée par exemple « Créé par » ou « Propriétaire »
Cette colonne utilisera une formule pour enregistrer automatiquement l’utilisateur qui a créé la ligne

Par défaut, Grist affiche l’identifiant de l’utilisateur. Si vous préférez afficher son adresse email, modifiez la formule user.Name en user.Email.

Étape 2 : Configurer les règles d’accès

Maintenant, définissez les règles qui restreindront l’accès en fonction de la propriété de chaque ligne.

Les règles par défaut

Grist propose une fonctionnalité pratique : les « règles par défaut ». Elles s’appliquent automatiquement à toutes les nouvelles tables, ce qui évite de répéter les mêmes configurations.

Allez dans les paramètres de contrôle d’accès
Localisez la case à cocher pour « Règles par défaut »
Une case à cocher facilite le cas courant : cochez-la pour accorder automatiquement aux propriétaires un accès complet

Ajouter une condition sur la table

Pour notre table « Logiciels », ajoutez une condition qui vérifie l’identité de l’utilisateur :

La règle fonctionne ainsi :

Condition : Le mail de l’utilisateur connecté = le mail dans la colonne « Créé_par » de la ligne
Si oui : L’utilisateur a tous les droits (Lire, Modifier, Créer, Supprimer)
Si non : L’utilisateur n’a aucun droit et ne voit pas la ligne

Résultat : Chaque utilisateur ne voit et ne peut gérer que ses propres lignes. Les données des autres utilisateurs restent invisibles et inaccessibles.

Autres possibilités

Cette approche « propriétaire » n’est qu’un exemple ! Vous pouvez adapter les règles selon vos besoins :

Limiter l’accès à certaines colonnes seulement (par exemple pour les membres des "éditeurs")
Restreindre par rôle ou par groupe d’utilisateurs
Combiner plusieurs conditions pour des scénarios complexes

Les possibilités sont très variées et adaptables à vos besoins !

Découvrez d’autres tutos sur des fonctionnalités précises :

Les tutoriels GRIST de la DRANE Orléans-Tours