Sommaire

Pour vous permettre d’apprendre à votre rythme, ce tutoriel est proposé sous deux formats complémentaires. Chacun a ses avantages : la vidéo vous guide pas à pas dans la dynamique, tandis que le texte illustré vous permet de progresser à votre rythme et de revenir facilement sur les points importants.

Les deux approches traitent du même exemple concret : la création d’une logithèque. N’hésitez pas à les consulter conjointement pour une meilleure compréhension !

Connexion et création d’un Grist

Connexion

Utilisez le lien suivant : https://lasuite.numerique.gouv.fr/produits/grist
Connectez-vous avec ProConnect, votre portail d’authentification académique.

Grâce à ce système, votre identifiant de l’Éducation nationale est automatiquement reconnu et sécurisé par le fédérateur MENJS.
Aucune création de compte supplémentaire n’est nécessaire !

Création de document

Cliquez sur Nouveau puis sur "Créer un document vide"

Pour modifier le nom du document, cliquez sur "Document sans titre" en haut de la fenêtre, puis tapez le nom que vous souhaitez

Présentation de la structure d’un document Grist

Grist repose sur trois éléments clés qu’il est important de bien distinguer :

• Les Pages : l’organisation générale de votre document
• Les Vues : les différentes façons d’afficher vos données
• Les Données sources : les informations brutes (stockées une seule fois)

Les Pages

Les pages vous permettent d’organiser votre document. La liste des pages est visible dans le panneau de gauche de l’interface Grist.

Dans chaque page, vous pouvez afficher une ou plusieurs vues. À la création de votre premier document Grist, vous trouverez une seule page avec une vue table par défaut.

Les Vues

Une page peut contenir autant de vues que vous le souhaitez. Chaque vue offre une perspective différente sur les mêmes données.

L’exemple ci-dessous présente 3 vues insérées dans une même page :

Pour réorganiser vos vues, cliquez et glissez les deux barres verticales || qui apparaissent lors du survol du nom de la vue.

Synthèse sur les vues

Les Données sources

Les données sont le cœur de Grist. Elles sont stockées une seule fois dans votre document et peuvent être affichées dans plusieurs pages et vues différentes.

Pour accéder aux données brutes, cliquez sur le bouton « Données source ».

Souvenez-vous : même si vos données apparaissent dans plusieurs pages et vues, elles ne sont stockées qu’à un seul endroit. Cela garantit la cohérence et facilite la mise à jour de vos informations.

Résumé de la logique Données/Pages/vues

Types de données

Chaque colonne dans vos données peut avoir un type précis. Cela n’est pas obligatoire, un colonne créée sans précision, aura le type "Non défini".
Mais il est préférable de définir le bon type de données. Pour accéder au type, il faut afficher le panneau latéral droit et cliquer sur colonne.
Voici la liste des types de colonne :

• Texte
• Numérique (nombre décimal)
• Entier (nombre entier)
• Booléen (Vrai ou Faux, dans Grist cela sera True/False)
• Date
• Date et Heure
• Choix unique (Choix d’un élément parmi une liste que l’utilisateur prédéfinira)
• Choix multiple (Choix d’un ou plusieurs élément(s) parmi une liste que l’utilisateur prédéfinira)
• Référence (Référence unique vers un élément d’une autre table, cela permettra de relier les tables entre elles)
• Référence multiple (Référence vers un ou plusieurs élément(s) d’une autre table, cela permettra de relier les tables entre elles)
• Pièce jointe

Créer des relations entre vos tables

Pour illustrer les différentes façons de structurer vos données, consultez l’exemple ci-dessous :

Prenons le cas concret d’une table « Plateforme » qui recense les systèmes d’exploitation (OS) disponibles et leurs dates de mise à jour :

Créer une référence entre deux tables

Vous pouvez établir un lien entre la table « Salle » et la table « Plateforme » en utilisant une référence. Cela signifie qu’une colonne de la table Salle pointera vers une colonne de la table Plateforme.

Dans cet exemple, la colonne « Plateforme » de la table Salle est une référence vers la colonne « Plateforme » de la table Plateforme. Vous reconnaîtrez une référence par le petit symbole de lien qui apparaît dans la colonne. (Notez que les noms de colonnes peuvent différer.)

Exploiter les relations : récupérer des données liées

Une fois vos tables reliées, vous pouvez récupérer automatiquement les données associées. Dans notre exemple, chaque salle peut ainsi afficher la date de mise à jour correspondant à sa plateforme.

Cela vous permet de maintenir une seule source de vérité pour chaque information : modifiez la date de MAJ dans la table Plateforme, et elle se met à jour automatiquement partout où elle est utilisée.

Trier et filtrer vos données

Grist propose une fonctionnalité simple et puissante pour organiser vos données : le tri et le filtrage. Vous pouvez trier sur une seule colonne ou sur plusieurs colonnes simultanément.

Les tris personnels

Par défaut, lorsque vous appliquez un tri ou un filtre, seul vous voyez le résultat. C’est un affichage « personnel » qui ne modifie pas la vue pour les autres utilisateurs du document.

Enregistrer un tri pour tous les utilisateurs

Vous souhaitez que tous les utilisateurs voient le même tri ou filtre ? C’est possible ! Cliquez sur le bouton « Enregistrer » situé en haut à droite de l’écran.

** Les filtres : deux méthodes simples

Les filtres fonctionnent exactement comme les tris : vous pouvez les appliquer personnellement ou les enregistrer pour les partager avec tous les utilisateurs.

Grist vous propose deux méthodes pour filtrer vos données :

• Méthode 1 : via la flèche de la colonne - Cliquez sur la flèche à côté du nom de la colonne et sélectionnez les critères de filtrage.

• Méthode 2 : via le bouton « Entonnoir » - Cliquez sur le bouton « Entonnoir » en haut de l’interface pour ajouter des filtres plus avancés et personnalisés.

Choisissez la méthode qui vous convient le mieux selon la complexité du filtrage que vous souhaitez appliquer. Et comme pour les tris, n’oubliez pas d’enregistrer votre filtre si vous voulez qu’il soit visible par tous les utilisateurs !

Ajouter des vues

Visualiser vos données avec des fiches

Une grande force de Grist est sa flexibilité. Vous pouvez créer une page contenant plusieurs vues provenant de tables ou de données sources différentes. Cela vous permet de centraliser et visualiser différents types d’information sur une même page.

Voici un exemple concret :

Cette approche est particulièrement utile pour créer des tableaux de bord ou des pages synthétiques répondant à des besoins spécifiques, sans dupliquer vos données.

Visualiser vos données avec des graphiques

Ajouter des graphiques à vos vues est très facile dans Grist. Les graphiques vous permettent de visualiser rapidement vos données et d’en dégager les tendances principales, idéal pour communiquer les résultats de manière claire et percutante.

Voici un exemple :

Vous pouvez insérer plusieurs graphiques dans une même page et les combiner avec d’autres vues (tableaux, formulaires, etc.) pour créer un tableau de bord adapté à vos besoins pédagogiques. Les graphiques feront l’objet d’un tuto plus détaillé (voir la liste des tutos en bas de page).

Vue Synthèse

La vue Synthèse est l’une des forces majeures de Grist. Elle vous permet de regrouper et d’organiser vos données selon les valeurs identiques d’une colonne, et de générer automatiquement des résumés.

Par exemple, vous pouvez facilement regrouper tous vos logiciels par date de mise à jour, ou vos salles par plateforme, en seulement quelques clics.

Comment créer une synthèse

Voici comment procéder étape par étape :

Découvrez le résultat

Une fois votre synthèse configurée, Grist génère automatiquement un tableau organisé et lisible :

Cette vue est particulièrement utile pour analyser et présenter vos données de manière structurée, ou pour identifier rapidement les tendances et regroupements dans vos informations.

Travail collaboratif

Grist facilite le travail en équipe en vous proposant plusieurs façons de partager vos documents et de collaborer avec d’autres utilisateurs. Deux approches s’offrent à vous selon vos besoins.

Partage d’un document

La première méthode vous permet de partager un ou plusieurs documents spécifiques avec d’autres utilisateurs. Vous conservez un contrôle précis en définissant les droits d’accès de chaque collaborateur sur ce document.

C’est la solution idéale quand vous souhaitez partager ponctuellement un Grist particulier ou collaborer avec un nombre limité de personnes.

Espace collaboratif

La deuxième méthode consiste à créer un espace collaboratif. Vos collaborateurs auront accès à l’ensemble des documents de cet espace, ce qui facilite une véritable dynamique de travail collectif.

Avec les espaces collaboratifs, vous bénéficiez d’une meilleure organisation :

• Définir les droits par défaut pour chaque utilisateur
• Moduler les droits par document si besoin
• Organiser vos documents en dossiers pour une meilleure lisibilité

C’est la solution privilégiée pour les projets d’équipe durables ou les classes travaillant régulièrement ensemble.

Choisissez la méthode qui correspond le mieux à votre contexte pédagogique !

---

Découvrez d’autres tutos sur des fonctionnalités précises :